飲み会の幹事を新人がする時の注意点！やることの順番も紹介！

飲み会の幹事を新人が任されると不安はつきものです。予約漏れや税区分の見落としで場が乱れやすいのも事実です。だからこそ、日程→予算→店手配の順で準備し、当日は進行と会計を滞りなく回します。段取りが整えば評価も上がるはずです。

本記事では、実務の手順と注意点を解説します。

新人が飲み会幹事を任された時の心構え

飲み会の幹事を新人が任されると、ただの雑用に見えますが、実は信頼を得る場です。準備を先回りして整える姿勢が、上長や先輩の安心につながります。

幹事の主な仕事は次の三つです。

• 事前の用意
• 当日の進行
• 終了後の連絡

手順を決めて動けば、全体を滞りなく運べます。

日程調整や席順づくりは、複数人の予定を合わせる実地の訓練です。職種に関係なく、調整の力を磨けます。集合場所の明記、持ち物の周知、到着時の誘導など、見える気配りを積み上げましょう。小さな配慮が場を落ち着かせます。

新人幹事がやることの流れと順番

飲み会の幹事を新人に任されたとき、多くの人が「何から始めればいいのか」と迷いがちです。流れを押さえて順番に進めれば、無理なく場を整えられます。

こちらでは、準備・当日の対応・終了後のフォローを段階的に解説します。

日程調整と予算決め

飲み会の幹事を新人が任されたら、最初にやるのは日程のすり合わせです。候補日は3〜4日に絞り、主賓や上長の予定を最優先が原則です。返信期限を決め、遅い人へは個別連絡と短いリマインドを送ります。

社内カレンダーや日程調整ツールを用い、「参加／保留／欠席」の三択で集計します。出発地が異なる部署があれば、開始時刻に余裕を持たせると集合が乱れにくいでしょう。

次は費用です。相場は一人3,000〜5,000円、飲み放題なら4,500円前後が妥当といえます。想定人数×単価＋予備で見積もり、個室料や席料の有無、現金・キャッシュレス可否も合わせて確認しましょう。

食物アレルギーや苦手食材はこの段階で回収しておくと安心です。名簿に印を付けておけば店への共有が速く、料理変更の相談も滑らかに進みます。

お店選びと予約

店は見た目だけで決めず、席数や導線、照明と音量まで事前に点検します。可能なら下見を行い、個室の有無やテーブル間隔、荷物置き場まで確認しておきましょう。アクセスは会社近くや駅前が無難で、道順が単純なら遅刻が減ります。エレベーターの有無、バリアフリー、喫煙可否、滞在時間制も合わせて把握しておくと安心です。

料金は一人3,500〜4,000円のコースを軸に、120分の飲み放題にすると会計が整います。食物アレルギーやベジメニューの可否は、飲み会の幹事を新人が担当する場合も、店舗へ事前に共有してください。

繁忙期は2か月前、平常期でも1週間前の確保を目安に動きます。候補を2〜3軒キープし、人数変更・キャンセル料・支払い方法・領収書の扱いまで最終確認しましょう。

当日の進行と役割分担

飲み会の幹事が新人の場合は、開始30分前に到着し、会場を先に整えます。案内表示や受付台、つり銭の準備に加え、マイクやBGMの音量も点検しておきましょう。乾杯は前日までに上長へ依頼し、挨拶の長さも共有しておきます。最初のドリンクは15分以内に全員へ行き渡るよう、提供ペースを店側と合わせてください。

席は通路側に座り、共同幹事と「注文・撮影・誘導」を分担します。上座下座を守り、スピーチ中は静止合図で場を締めると進行が乱れにくいです。

終盤は締めの時刻を10分前に告知し、忘れ物と会計列の導線を整えます。二次会の集合場所だけ簡潔に伝え、店先での長話は避けてすみやかに解散しましょう。

会計と支払いの工夫

会計は事前集金＋当日一括が基本です。飲み会の幹事を新人が担当する場合は、受付で回収とチェック印を同時に処理します。つり銭とQR決済の併用なら、会計列は滞りにくくなります。

見積もりは税込基準を原則とするのが無難です。席料やサービス料、チャージの有無も含めてください。税抜表示のコースは、総額を店に事前照会すると安心です。不足が出そうなら、予備費は封筒で確保しておきましょう。

割り勘アプリと表計算のチェックリストは併用が有効です。未回収者には自動リマインドを送り、重複請求を避けます。遅刻者・早退者の負担ルールは案内文に先に明記します。

翌日は精算報告を短文と明細で共有してください。領収書の画像と合計額、差額の扱い（返金／次回繰越）まで明記すれば十分です。保管期間と保管場所も添えておき、後日の照会に備えましょう。

終了後のお礼とフォロー

飲み会の幹事を新人が務める場合は、閉会直後に忘れ物と落とし物を点検します。テーブルを整え、会場へもその場で一礼しておきましょう。翌朝は全員へ短いお礼文を一斉送信します。上長・主賓には個別の一言を添え、開始時刻への配慮にも触れてください。

集合写真は社内チャットで共有し、撮影不可の方は除外します。社外への共有は可否を必ず確認し、写り込みにも配慮しましょう。精算報告は翌日〜3日以内に提出を完了させます。領収書画像と合計、差額の扱い（返金／次回繰越）を明記し、簡単な満足度アンケートも添えてください。

新人幹事がやりがちな失敗例

予約の早取りが土台です。繁忙期は候補を複数押さえるだけで、当日の迷走を避けられます。料金は税込みで統一し、席料やチャージの有無まで先に確認しておきましょう。注文は幹事経由に一本化すると、会計のズレを防げます。乾杯は前日までに依頼し、目安時間を共有しておけば進行が崩れにくいです。最後に、連絡・受付・精算を分担し、幹事本人は30分前到着を習慣化しましょう。

まとめ

飲み会の幹事は新人にとって雑用ではなく、場を整えて安心感をつくる実務の訓練です。手順を「日程→予算→店→進行→会計→お礼」に固定し、準備・当日・精算を順に運べば滞りません。連絡の回数や金額の照合、座席と導線の点検を見える化し、役割を分ければ現場の負担は大きく減ります。

bakushin-father.comであるような俳優とドラマ制作会社の打ち上げの幹事は非常に緊張しそうですよね（笑）

小さな気配りを積み上げれば信頼が増し、次の開催や日々の業務にも効果が出ます。